Service des travaux publics et des transports de la Ville de Saint John

Le service des travaux publics d’une municipalité participe grandement à la sécurité et à l’entretien globaux des collectivités qu’il dessert. Il est rare qu’un jour s’écoule sans que nous ayons croisé des chasse-neige, des camions à ordures, des équipes de construction ou des camions d’incendie lors de nos déplacements quotidiens. La Ville de Saint John, située le long de la baie de Fundy, au Nouveau-Brunswick, exploite une flotte d’environ 240 véhicules tout au long de l’année. Doté d’un budget annuel d’environ 38 M$, le service des travaux publics et des transports entretient des routes totalisant 1 160 km.

De manière générale, les autorités municipales avaient besoin de suivre les déplacements de leurs véhicules et la façon dont ces derniers étaient utilisés. C’est pourquoi l’équipe des travaux publics a communiqué avec Northern BI pour mettre en œuvre un projet d’amélioration des processus à l’aide des dispositifs Geotab GO. L’essai a permis à la Ville de recueillir de précieuses données sur les activités de sa flotte. Muni de ces renseignements pertinents, le service a amélioré l’efficacité et la visibilité de sa flotte, tout en épargnant plus de 50 000 $ par année en carburant. Voici comment il y est parvenu.

Localisation, activités et utilisation du véhicule : où et comment nos véhicules sont-ils utilisés?

Géographiquement, la municipalité de Saint John est une grande Ville de 316 kilomètres carrés. Bien souvent, les gestionnaires de parcs de véhicules gèrent des équipes aux quatre coins de la ville. « Avant la mise en œuvre des dispositifs Geotab GO, les gestionnaires devaient appeler les conducteurs ou communiquer avec eux par radio pour connaître leur localisation et le statut d’avancement de leurs tâches », mentionne le directeur des opérations de la Ville, Tom McGrath. « Au début, les gestionnaires de premier niveau ont quelque peu hésité (Big Brother surveille), mais, plus nous leur en montrions les avantages, plus ils y adhéraient. Disposer de cet outil à portée de main leur permet d’observer les déplacements et la progression de tâches sur un seul tableau de bord : cela aide beaucoup. »

Il est difficile de rester en contrôle de ce qui se passe sur le terrain lorsque vous gérez un service de travaux publics comptant plus de 100 véhicules. Des chasse-neige aux balayeuses de rues, en passant par les camions à ordures et d’incendie, une bonne partie des opérations municipales sont suivies grâce à la solution de gestion de flotte MyGeotab. Bien que le système y soit principalement utilisé comme outil de vérification, il a également permis de recueillir des données sur des événements précis. Comme dans n’importe quelle collectivité, des citoyens communiquent parfois avec la Ville pour faire part de leurs préoccupations à l’égard de son personnel ou de ses activités d’entretien.

« Souvent, nous n’informons même pas les conducteurs lorsque des citoyens appellent pour se plaindre d’un gros camion jaune qui a heurté leur boîte aux lettres », explique M. McGrath. « Grâce à MyGeotab, nous pouvons consulter l’historique d’un véhicule pour vérifier si l’un de nos camions se trouvait dans ce quartier au moment rapporté. Grâce à cette solution, nous pouvons faire correspondre les données aux demandes d’indemnisation. »

Bien que cela n’ait pas toujours été communiqué, la Ville a été en mesure de disculper ses conducteurs dans le cadre de certaines demandes. « Nous avons effectivement été en mesure de prouver à plusieurs reprises que certaines réclamations n’étaient pas fondées, car le logiciel a démontré que nos véhicules n’étaient pas dans le quartier. » À l’aide de la fonction « Area Activity » de MyGeotab, les gestionnaires de flotte de véhicules peuvent entrer une date et une heure précises afin de déterminer la localisation du véhicule. À lui seul, cet outil épargne énormément de temps aux autorités municipales, puisqu’elles n’ont pas à réexaminer l’historique complet de l’itinéraire du véhicule.

Entretien : élaborer un programme d’entretien préventif

Les dépenses liées à l’entretien de véhicules et sa planification peuvent représenter l’un des défis les plus complexes dans la gestion d’une flotte. Avant d’utiliser Geotab, la Ville de Saint John ne disposait pas d’un programme d’entretien préventif durable. Avec une flotte de plus de 240 véhicules, les vérifications d’entretien périodiques étaient parfois négligées. « Si l’on ne respecte pas les délais de l’entretien sur un véhicule, c’est à ce moment-là que tout se détériore », souligne le directeur des opérations du service des travaux publics et des transports, Kevin Loughery. « Nous voulions procéder aux réparations de l’équipement et des véhicules de façon proactive, avant que cela n’engendre des dépenses plus importantes. »

En utilisant la télématique de Geotab pour l’ensemble de sa flotte, la Ville a recueilli des relevés de l’odomètre précis pour planifier les vérifications d’entretien. « Le téléversement des renseignements provenant des odomètres nous permet de passer d’une approche réactive à une approche proactive », affirme M. Loughery.

« Avant Geotab, nous dépassions les délais prévus pour les vérifications d’entretien périodiques, ce qui réduisait le cycle de vie des véhicules. » Plutôt que d’en faire le suivi manuellement ou au moyen d’une feuille de calcul, le dispositif Geotab GO automatise la procédure en transmettant un avis indiquant quels véhicules ont besoin d’entretien. Les gestionnaires de flotte de véhicules peuvent déterminer un ensemble de règles personnalisées ou utiliser les réglages qui sont définis par défaut dans le logiciel. Grâce à cette fonction de Geotab, la Ville gagne du temps en évitant de remettre en question les spécifications d’entretien. « Au lieu de ne durer que cinq ans, nos véhicules ont un cycle de vie de sept ans, comme prévu », a commenté M. Loughery.

Consommation de carburant : réduire la marche au ralenti et la conduite agressive

Les dépenses en carburant peuvent représenter jusqu’à 60 % du budget de fonctionnement d’une organisation. Le Canadien moyen dépense 1 742 $ par année en carburant pour conduire un véhicule de promenade. Cependant, les flottes municipales disposent d’une variété de véhicules dont la plupart consomment des milliers de dollars supplémentaires en carburant. En plus des inspections d’entretien périodiques et des rotations de pneus, réduire la conduite agressive et la marche au ralenti épargne du carburant. Non seulement ces comportements sont dangereux, mais les excès de vitesse, les accélérations brusques et les virages abrupts contribuent tous à l’augmentation de la consommation de carburant.

Dans cette perspective, la Ville de Saint John voulait vérifier si la télématique pouvait aider à réduire ses dépenses globales en carburant. À l’aide du logiciel de gestion de flotte Geotab, la Ville a commencé à surveiller les activités comme la marche au ralenti et les comportements au volant. Après avoir examiné les données, la Ville a été en mesure d’identifier les aspects qui nécessitaient des améliorations dans l’ensemble de la flotte.

« Habituellement, les conducteurs laissaient le moteur de leurs véhicules tourner durant leur pause-repas », mentionne M. Loughery. « Nous avons été en mesure de corriger cela rapidement en avisant nos conducteurs que nous prêtons attention à des éléments comme la marche au ralenti. » Parallèlement à la diminution de la marche au ralenti, la solution de télématique Geotab a également amélioré la sécurité des conducteurs quant aux excès de vitesse, au port de la ceinture de sécurité et au respect des règles sur la route pour tout le monde. « Cela nous a grandement aidés en ce qui concerne notre budget global de carburant pour l’année », précise M. Loughery. « En un an, nous avons économisé 50 000 $, uniquement en carburant, en mettant en œuvre la télématique. Dans ce contexte, elle a rapporté des dividendes. »

Rapports : comprendre les données

Que dit l’adage? Nous ne pouvons pas gérer ce que nous ne pouvons pas mesurer. Pour la Ville de Saint John, il était important de comprendre les données recueillies par ses quelque 240 véhicules. C’est là que les services professionnels de Northern BI, jumelés à la télématique de Geotab, remportent la palme, en matière de données et de rendement du capital investi.

« C’est l’ensemble des rapports et des moyens que Northern BI avait à offrir qui ont fait toute la différence », rapporte M. Loughery. « Ils ont collaboré avec nous pour créer des rapports et des fonctions propres à notre flotte. »

D’un point de vue opérationnel, les rapports ont fourni de précieux renseignements sur ce qui se passe sur le terrain à l’équipe des travaux publics. « Lorsque vous gérez un service de travaux publics comprenant plus de 100 véhicules, c’est difficile de rester en contrôle de ce qui se passe sur le terrain », dit le directeur de la flotte de la Ville. « Nous sommes en mesure de recueillir des données relatives à des événements précis, comme le dégagement des routes durant une tempête hivernale. »

Activités de la flotte dédiée aux opérations hivernales : gérer les itinéraires et les matières

Quand les temps froids surviennent, l’équipe des travaux publics a beaucoup d’objectifs et d’éléments à évaluer. Avec une accumulation de neige annuelle de 232 cm entre novembre et avril, la flotte dédiée aux opérations hivernales de la Ville doit surmonter le défi de maintenir les routes dégagées en les déglaçant et en les déneigeant. . « Nous promettons à nos citoyens de nous assurer que les routes sont dégagées et que nous y avons épandu du sel et du sable convenablement », indique M. McGrath.

Conçue pour les flottes municipales et gouvernementales, la solution de télématique Geotab Travaux Publics évalue l’exécution des itinéraires, le niveau des pales de chasse-neige et l’épandage de matières. En plus du repérage, la Ville peut déployer ses effectifs, communiquer avec eux et évaluer leur efficacité depuis un ordinateur. « Nous pouvons voir si le chasse-neige avait levé ou abaissé sa pale sur une rue donnée, à quelle heure il y est passé et si cette rue a reçu un quelconque service », ajoute le directeur de la flotte.

Lorsqu’il est question de la gestion d’une flotte servant aux travaux publics, la solution de télématique Geotab satisfait à toutes les exigences. Les municipalités ont la responsabilité de respecter des normes en ce qui concerne la reddition de comptes, le niveau de service, la gestion des matières et la responsabilité. La Ville de Saint John utilise la solution Geotab pour appliquer en toute confiance ces normes et en faire rapport à la collectivité. Disposer de données fiables permet aux autorités municipales de planifier, de budgétiser et d’établir des objectifs réalistes pour leurs opérations.

Notre réussite s’appuie sur le soutien de Northern BI

Après avoir évalué plusieurs autres fournisseurs de télématique, la Ville de Saint John s’est associée à Northern BI parce qu’ils ont réussi à faire ce que leurs concurrents ne parvenaient pas à faire. « Nos précédents fournisseurs de télématique sortaient le grand jeu et promettaient beaucoup de choses », rapporte le directeur. « Nous faisions appel à eux pour les mêmes défis que nous avons présentés à Northern BI, en espérant que leur logiciel puisse les relever ou recueillir ce type de données. Cependant, ils ne respectaient pas leurs promesses en ce qui concerne l’exécution. Souvent, ils hochaient la tête, pour acquiescer, mais il ne se produisait jamais rien. Depuis que Northern BI s’est jointe à nous, lorsque nous attirons son attention sur quelque chose, elle mène cela à terme et l’exécute réellement. »

Lorsque des clients travaillent avec Northern BI, ils reçoivent un soutien et un service à la clientèle exceptionnels. À titre de fournisseur chef de file de télématique pour les véhicules, la valeur de Northern BI réside dans les relations solides qu’elle a avec ses clients. « L’une des principales raisons pour lesquelles nous avons choisi de travailler avec Northern BI était leur approche pratique », souligne M. Loughery. « Ils sont toujours là, ils répondent à nos questions et ils collaborent avec nous pour résoudre tous les problèmes. C’est sans équivoque. Leur réponse est toujours « faisons en sorte que cela fonctionne ». »

Pour Saint John, une bonne partie de la réussite du service des travaux publics repose sur le soutien de Northern BI. « Ils surpassent les attentes », commente le directeur de la flotte. « J’apprécie tout ce que l’équipe de NBI fait pour nous. Cette relation est fantastique et nous souhaitons la voir évoluer. »

Vous voulez gérer une flotte de travaux publics ou gouvernementale plus efficace? Contactez Northern BI pour commencer dès aujourd’hui!